С каждым годом благодаря развитию информационных технологий время, которое сотрудники тратят на документооборот, сокращается. Уже многие компании заключают договоры по электронной почте, без традиционной синей печати и подписи. В российской бизнес-среде это пока встречается редко, так как подобные действия не регулируются существующим законодательством. Но в практике арбитражных судов уже выработаны сформулированные правила, согласно которым можно подтвердить заключение или расторжение договоров.
Далеко не во всех случаях электронная переписка будет иметь юридическую силу. При возникновении тяжбы вы сможете доказать, что отсылали какой - либо документ по адресу, только если он заранее был прописан в контракте наряду с остальными важнейшими реквизитами, если e-mail указан на сайтах компаний, в группах социальных сетей, транслируется в роликах на радио и телевидении, то есть этот адрес публично опубликован и открыт. Все другие случаи, скорее всего, суд к рассмотрению не примет.
Заключение договора даже на бумаге является архиважным действием. Есть определенный риск в соглашениях, совершенных посредством электронной почты. В ходе разбирательства контракт будет считаться заключенным, если у обоих оппонентов в почте будут найдены все его подписанные части с приложениями и подтверждением поставок, и уже, согласно этому документу, будут выполнены прописанные в нем обязательства по доброй воле. Ситуация усложняется, если компания, с которой вы вступаете в тяжбу, из другой страны. При рассмотрении ситуации понадобится перевод банковской документации: отчетов, извещений, договоров, пакета учредительных документов. Чтобы избежать проблем в дальнейшем, компании могут уже в тексте контракта прописывать возможность обмена документацией между сторонами по электронной почте.
В российских арбитражных судах уже имели место следующие прецеденты: были признаны действительными гарантийные письма, подтверждающие оплату долга; уведомления о выполнении работ и заявки, согласно которым подрядчик выполнял рекламные услуги. Начиная переговоры по e-mail, нужно помнить о том, что все документы должны пересылаться в известных форматах и быть читабельными. Желательно сохранять официальный корпоративный стиль переписки.
При донесении до арбитражного суда сути вашей электронной коммуникации с иностранным партнером нужно учитывать особенности перевода деловой корреспонденции. Если сотрудник, который вел переговоры на языке страны контрагента, больше не работает в компании или по каким-то другим причинам не может участвовать в разбирательстве, то лучше обратиться к опытным лингвистам. Обращаясь в суд по вопросам экономического сотрудничества, вы должны быть готовы к любым трудностям и внимательны ко всем мелочам.
