Современный бизнес требует постоянно общения как с партнерами по бизнесу, так и с членами коллектива. Также наблюдается тенденция активного развития техники, технологий, что вынуждает все компании внедрять их в свое дело для поддержания конкурентоспособности или же лидирующих позиций. Именно по этим причинам компании часто организовывают разного рода мероприятия: переговоры; конференции; форумы; совещания; тренинги и т.д. Нужно сказать, что организация успешного мероприятия – это непростая задача. Тем не менее, это сделать можно, главное знать особенности. О них и поговорим.
Для проведения мероприятия можно выбрать два варианта: заниматься самостоятельно или довериться профессионалам. Вопрос будет только в финансах. Хочу отметить, что экономичнее будет заниматься этим самому. Помните, что проведение мероприятий полностью зависит от последовательности Ваших действий. Масштабное событие может планироваться более двух месяцев.
И так, было принято решение о проведение того или другого мероприятия. В первую очередь нам необходимо выбрать/поставить цель, которая должны быть достигнута по проведение мероприятия. Событие может быть внутреннего и внешнего характера. Исходя из этого, мы выделим основные направления целей: объединение коллектива; знакомство с партнерами; укрепление командного духа; поддержка имиджа; обучение и т.д. При формировании цели нужно учитывать два основных фактора: стратегические цели предприятия; ожидания аудитории.
После того, как мы выбрали цель и, тем самым, определили конечный пункт своих действий, нужно определить формат и концепцию мероприятия. Нам нужно выяснить, какую цель ил мысль мы должны донести до аудитории. Это поможет определить изучение аудитории и следующие вопросы: знакомство с участниками; что может полезного дать каждый из участников для Вас; что гости знают о цели компании; заинтересованы ли участники в теме собрания? Ответив на данные вопросы, Вы сможете быстро и правильно сориентироваться в основных моментах проведения мероприятия.
Формат мероприятий: конгресс; форум; симпозиум; конференция; круглый стол; совещание; семинар; бизнес ланч; демо-день; презентация; тренинг; пресс-конференция.
Немаловажным вопросом будет также бюджет мероприятия. Многие формируют кампанию исходя из бюджета, что не всегда является правильным. Чтоб достичь какой-то цели, нужно сначала спланировать, а потом посчитать расходы.
