Несмотря на то, что в мире все большее распространение получают электронные документы, бумага продолжает играть важную роль. В офисах скапливаются килограммы и тонны этого сырья, заставляя руководителей следить за тем, чтобы своевременно происходило уничтожение документов, утративших свою актуальность.
Как избавиться от ненужного архива
В старых бумагах скапливается пыль, заводятся микробы. Кипы скоросшивателей и сегрегаторов, забитые до отказа документами, занимают много места. От их веса прогибаются полки, а найти в них что-то нужное очень сложно. Поэтому, когда речь заходит об уничтожении документов, все радостно кричат: «Давайте быстрее!». Не каждый при этом хочет заниматься вопросами организации. Настает момент, когда бумага уже не помещается в шкафах и хранилищах, и вопрос надо решать волей-неволей.
Но документы – это не обычная макулатура и процесс уничтожения их несколько отличается от уничтожения обычного картона или школьных тетрадок. Вначале производится экспертиза документов. Проверяются их сроки хранения, соответствие номенклатуре и т.д. Затем составляется акт, в котором записывается заголовок дела (папки или сшива) и прочая информация с обложки. После подписания акта и окончания всех формальных процедур настаёт вопрос: как же именно уничтожить?
Здесь два варианта ответа: самостоятельно и с помощью специализированной фирмы. В первом случае документы обычно сжигают. Второй случай подразумевает, что будет производиться вывоз макулатуры. Если объемы архива достаточно велики, то лучше выбрать второй вариант.
Двойная польза
На нем можно еще и заработать. Некоторые опытные PR-менеджеры делают таким образом дополнительную рекламу своей организации, донося до клиентов информацию о ее сознательных поступках.
Конечно, цена на макулатуру не очень большая (1-6 рублей). За тонну вам заплатят от 1 до 6 тысяч, но не это главное. Передавая бумагу на перерабатывающее предприятие, вы спасаете несколько деревьев, делаете мир и свою совесть чище.
Найти фирму, которая осуществляет прием макулатуры от организаций не сложно. Необходимо лишь заглянуть в справочник или почитать объявления в интернете. Поговорив с несколькими фирмами, определяется самый оптимальный вариант. При этом учитывается не только цена за килограмм, но и стоимость вывоза, его сроки.
Компанией, вывозящей документы, подписывается накладная. В ней указывается дата передачи и вес вторсырья. По возможности записывается количество дел. Чтобы исключить мошенничество, процедуру можно осуществлять в присутствии сотрудника организации, исполняющего роль контролера.
