Рано или поздно любая компания принимает решение об участии в отраслевой выставке. Как правило, наиболее крупные отечественные выставки проводятся в Киеве. И если сама аренда выставочной площади стоит относительно недорого, то многочисленные дополнительные затраты выливаются в итоге в весьма значительную сумму. Это справедливо и для форумов, посвященных оборудованию, и для выставок по недвижимости. Чтобы свести эти расходы к минимуму, надо знать несколько маленьких секретов.
Авторский стенд своими силами
Первый возникающий вопрос – это аренда выставочной площади и оформление выставочного стенда. Количество необходимой площади можно легко определить, исходя из выставочного бюджета вашей компании и объема представляемой в Киеве продукции. Как правило, для небольших компаний со скромным выставочным бюджетом вполне подойдут стандартные выставочные стенды, предлагаемые организаторами выставок. Для тех предприятий, которые хотят выделить свою продукцию, потребуется стенд индивидуальной разработки. Изготовление такого выставочного стенда можно поручить одной из киевских рекламных компаний или изготовить своими силами. Хорошим и недорогим вариантом может служить создание пространственной конструкции из готовых ферм, на которые крепятся рекламные баннеры. Блестящие фермы привлекают внимание посетителей, а изображения на баннерах выступают отличным фоном для выставляемой продукции. Получается масштабно и недорого.
Как организовать процесс подготовки?
Если участие вашей компании в киевской выставке выходит за рамки одного человека на маленьком унитарном стенде, вы столкнетесь с проблемой поселения сотрудников, задействованных в этом процессе. Чтобы выглядеть достойно, нужно тщательно все организовать. Вам необходимо доставить комплектацию для стенда, выставочные образцы вашей продукции, разнообразные рекламные материалы. Для монтажа масштабного выставочного стенда потребуется целая бригада рабочих, которая в конце выставки произведет демонтаж стенда и погрузку его и продукции на транспорт. Как правило, бригада с собственного предприятия действует эффективнее, особенно если ваша компания выставляет сложное оборудование.
Аренда жилья для проживания
Первое, что приходит в голову – гостиница поближе к месту выставки. Но обычно все киевские гостиницы, находящиеся недалеко от выставочных комплексов, оказываются занятыми. Да и если умножить стоимость номера на количество персонала, про экономию можно забыть. Хорошей альтернативой может служить аренда квартир посуточно в Киеве. Быстро найти такую квартиру можно, воспользовавшись сайтом lun.ua. С его помощью можно в течение нескольких минут подобрать жилье в непосредственной близости к месту проведения выставки. Кроме того, при посуточной аренде частного жилья вы платите за квартиру в целом, а не за количество проживающих сотрудников. Экономия налицо.
Как использовать жилплощадь?
Чтобы использовать арендованную посуточно квартиру с максимальной выгодой для своей компании, снимите ее на все время подготовки и проведения выставки. Вначале там можно поселить бригаду монтажников, затем на их месте расположатся сотрудники, непосредственно участвующие в выставке, а затем снова бригада рабочих, осуществляющих разборку и погрузку стенда и продукции. Современный сервис посуточной аренды квартир в Киеве предлагает и регулярную уборку, и периодическую смену постельного белья, и многие другие услуги. Все как в гостинице, только дешевле.
И другие маленькие выгоды
Проживание в арендованной посуточно квартире дает возможность экономить некоторые суммы на различных мелочах. И хотя сами по себе эти суммы незначительны, в комплексе они приносят вполне ощутимую экономию денежных средств, особенно с учетом столичных цен. Так, например, не нужно тратить деньги на проезд, и время тоже. Квартиру можно арендовать в пяти минутах ходьбы. Питание проживающих людей можно организовать прямо на кухне. Ни для кого не секрет, что официальных командировочных на питание в ресторане не хватит. Ну а если возникнет необходимость проведения неформальных встреч с партнерами или бизнес-ужина, можно посетить ресторан. Но для этого существуют «представительские расходы».
Так что если ваша компания собралась участвовать в выставке в Киеве, считайте, анализируйте и пользуйтесь нашим опытом.
