Електронний підпис стає дедалі більш поширеним інструментом для бізнесу, державних структур і навіть звичайних громадян. Але разом із популяризацією цифрових сервісів зростає потреба в перевірці достовірності підписаних файлів. Щоб уникнути юридичних ризиків і непорозумінь, важливо знати, як підписати документ онлайн правильно та як перевірити, що підпис дійсно належить тій особі, яка його поставила.
Що таке електронний підпис та як він працює
Електронний підпис – це цифровий аналог власноручного підпису, який забезпечує автентичність особи підписанта та цілісність документа. Найвищий рівень захисту має кваліфікований електронний підпис (КЕП), який створюється за допомогою спеціального ключа та сертифіката, виданого акредитованим центром сертифікації ключів (АЦСК), і зберігається в максимально захищеному середовищі: у “хмарі” чи на захищеному носії (токені) – спеціальній флешці або смарт-картці.
Коли ви підписуєте документ електронно, система додає до нього криптографічний код, що містить дані про власника, час підписання, сертифікаційний центр та інші відомості. Якщо хтось спробує змінити файл після підпису – це легко виявити.
Чому важливо перевіряти підпис на дійсність
Перевірка електронного підпису допомагає впевнитися, що файл справді підписала зазначена особа, у нього не вносилися зміни після підписання, а сертифікат ключа залишається чинним. Також це дозволяє визначити, чи використовувався УЕП, або ж КЕП, що грає роль у підписанні важливих документів. КЕП має більшу юридичну силу, бо повністю прирівнюється до власноручного, а отже тільки він повинен застосовуватися у важливих угодах.
Регулярна перевірка вхідних документів – це базова безпека бізнес-процесів.
Як перевірити електронний підпис
Перевірка дійсності займає лише кілька хвилин і не потребує спеціальних знань. Зробити це можна кількома способами:
- Через державний ресурс Центрального засвідчувального органу (ЦЗО). Достатньо завантажити документ у форматі .p7s на сайт і отримати повний звіт.
- Через сайт Дія. Функціонал для перевірки підписаних документів так само доступний за посиланням diia.gov.ua.
- Через сайти КНЕДП. Кваліфіковані надавачі електронних довірчих послуг (КНЕДП) так само дають можливість перевірити підписані документи. Як приклад – той же Приватбанк. Список усіх дійсних надавачів ЕДП можна знайти на сайті ЦЗО.
У результаті ви отримаєте детальну інформацію про власника підпису, чинність сертифіката, дату й час накладання, а також повідомлення про будь-які невідповідності.
На що звернути увагу
Професійні юристи радять перевіряти не лише технічну справжність, а й юридичний контекст. Зокрема:
- чи відповідає підписант своїй ролі у правовідносинах (наприклад, директор або уповноважена особа);
- чи містить документ усі необхідні реквізити: дати, посади, повні назви сторін;
- чи був використаний УЕП, який має меншу довіру в порівнянні з КЕПом;
- чи є в документі підтвердження, що обидві сторони погодилися саме з цим змістом файлу.
Навіть найзахищеніший КЕП не допоможе, якщо документ підготовлено з юридичними прогалинами.
Як уникнути помилок
Щоб не турбуватися про достовірність електронних підписів, користуйтеся перевіреними сервісами, які мають сертифікацію відповідно до законодавства України. Вони не лише дозволяють підписати документ онлайн, а й автоматично перевіряють чинність підписів усіх сторін перед завершенням процесу. Додатково можете скористатися послугами кваліфікованого юриста, який проконсультує вас з усіх важливих моментів.
Висновок
Електронний підпис – це надійний та зручний інструмент, якщо використовувати його правильно. Перевіряйте сертифікати, уважно читайте документи перед підписанням і працюйте тільки через офіційні платформи. Це гарантія того, що ваші угоди матимуть юридичну силу, а ділові відносини залишатимуться прозорими й захищеними.
