Коли слід перевезти офіс на нове місце?

Переїзд може істотно вплинути на подальший розвиток та ефективність роботи співробітників компанії. Правильно обраний момент і ретельна підготовка до цього процесу допоможуть мінімізувати можливі ризики та забезпечити плавний перехід на нове місце.

За даними транспортних компаній, в середньому фірми приймають рішення замовити офісний переїзд в Києві кожні 7-10 років через розширення штату, зміну напрямку діяльності або з інших причин.

Як визначити, що настав час перевезти офіс?

• Якщо співробітники туляться один до одного, а нових працівників просто нікуди посадити — час розширюватися. Дефіцит особистого простору вбиває продуктивність і демотивує людей.
• Постійне очікування своєї черги до принтера, мікрохвильовки або туалету виснажує колектив і призводить до емоційного вигорання. Пора перебиратися туди, де буде достатній запас інфраструктури.
• Якщо наради доводиться проводити в коридорі або на складі, а пообідати ніде — значить офіс не забезпечує базових потреб співробітників. Це удар по іміджу компанії в очах клієнтів і партнерів.
• Якщо Ви надаєте преміальні послуги, але тулитеся в старому бізнес-центрі на околиці, час переїхати ближче до цільової аудиторії. Офіс — це відображення рівня і статусу компанії.
• Постійні перебої з електрикою, опаленням, водою, інтернетом означають, що будівля не справляється з навантаженням. Переїзд допоможе забезпечити стабільну роботу всіх систем.
• Якщо пожежники або санепідемстанція виписують приписи щодо облаштування приміщень, а усунути порушення неможливо — час шукати офіс, де все відповідатиме нормам.
• Аналіз ринку може показати, що за ті ж гроші Ви зможете наймати офіс більшої площі й з кращим оздобленням. Переїзд дасть можливість поліпшити умови без збільшення бюджету.

Як вибрати надійну транспортну компанію для офісного переїзду?

На сьогодні існує безліч служб, що займаються вантажоперевезеннями, наприклад, www.davay-pereedem.com/ua/vantazhni-perevezennia-kyiv. Однак, кому з них можна довірити свій бізнес? Нумо розбиратися! Щоб вибрати надійного підрядника:

1. Дізнайтеся, як давно компанія на ринку і чи займається вона конкретно офісними переїздами. Оптимально, якщо за плечима буде хоча б 50-100 успішних релокацій комерційних підприємств.
2. Пошукайте інформацію про компанію на незалежних ресурсах, профільних форумах, сайтах-агрегаторах. Якщо є можливість, поспілкуйтеся з колишніми замовниками особисто. Велика кількість негативних відгуків — серйозний привід насторожитися.
3. Уточніть, чи застрахована відповідальність транспортної компанії й на яку суму. Якщо фірма впевнена у своїх силах, вона повинна бути готова компенсувати збитки в разі псування або втрати майна.
4. Всі деталі майбутнього переїзду, включаючи вартість, терміни, обсяг послуг, повинні бути чітко прописані в договорі. Якщо менеджери плутаються у формулюваннях або пропонують підписати договір не дивлячись — це привід відмовитися від співпраці.
5. Поцікавтеся, чи є у компанії штатні вантажники, водії та яку техніку вона використовує. У серйозного підрядника повинен бути свій автопарк і навчені співробітники, а не залучені ззовні люди.
6. Також зверніть увагу на готовність фірми надати додаткові послуги, наприклад, збірку/розбирання меблів, монтаж обладнання, підключення техніки на новому місці. Для великих переїздів це буде великим плюсом.

Як правильно спланувати переїзд офісу?

Щоб правильно організувати офісний переїзд, дотримуйтесь наступного алгоритму:

1. Визначте точну дату переїзду. Виберіть день, коли переїзд мінімально відіб'ється на робочому процесі. Найкраще організувати перевезення у вихідний або святковий день.
2. Призначте відповідального за переїзд. Це може бути керівник адміністративного відділу або спеціально обраний співробітник. Він буде координувати весь процес і контролювати виконання плану.
3. Складіть детальний план-графік переїзду. Пропишіть у ньому всі ключові етапи ― пакування та маркування майна, демонтаж меблів та обладнання, завантаження, транспортування, розвантаження та розставлення на новому місці.
4. Заздалегідь замовте послуги транспортної компанії та вантажників. Виберіть надійного підрядника, який має досвід офісних переїздів. Обговоріть умови, обсяг робіт і вартість послуг.
5. Проведіть інвентаризацію майна. Визначте, які меблі, оргтехніку та інші речі Ви перевозите на нову адресу, а від чого варто позбутися. Можливо, частину старого майна простіше і вигідніше буде продати або утилізувати.
6. Закупіть необхідні пакувальні матеріали ― коробки різних розмірів, скотч, стрейч-плівку, повітряно-бульбашкову плівку тощо. Для техніки придбайте спеціальні коробки із захисними вкладками.
7. Завчасно повідомте співробітників про майбутнє переїзді. Дайте їм чіткі інструкції щодо пакування особистих речей і робочої документації. Якщо буде потрібно, організуйте для персоналу додаткові вихідні дні для зборів.
8. Подбайте про збереження конфіденційних документів. Щоб важлива інформація не потрапила в чужі руки, упакуйте документи окремо і перевозьте їх самостійно.