У червні 2019 минув рік, як Державним архівом Житомирської області керує Ігор Слобожан. Історик та мовник за фахом, він жодного дня не вчителював і став директором Держархіву за переведенням з посади начальника управління документообігу та роботи зі зверненнями апарату Житомирської облдержадміністрації. На цій посаді Слобожан замінив Антона Михайлова, який покерував Держархівом області два роки.
В інтерв’ю відразу після свого призначення Ігор Слобожан розповідав, що через рік бачить архів «популярним та сучасним місцем, в якому просто та швидко можна знайти будь-яку інформацію, де збиратиметься молодь у пошуках нового й цікавого, а історики, краєзнавці та науковці обмінюватимуться досвідом».
26 вересня Житомир.info дізнавався в Ігоря Слобожана, чи справдилися його очікування, чи потягнулися в архів люди і що він вважає найбільшим здобутком за рік керування.
Ігор Слобожан
- Чи став архів через рік з гаком вашого керування сучасним і популярним місцем, як ви прогнозували?
- Можу відповісти ствердно. Раніше архів нікому особливо цікавим не був, а зараз люди бачать багато цікавої інформації про архів і дивуються, що тут відбуваються такі цікаві речі. Ми наповнюємо сайт архіву і створили сторінку в фейсбук, люди це бачать, цікавляться. Ми проводимо виставки, остання була присвячена 215-річчю визначення міста Житомира адміністративним центром Волинської губернії. Ми зробили цікаву добірку документів того періоду, подивитися на неї приходили не лише науковці чи викладачі, а й «пересічні». Наприклад, ми представили ескізи тих часів, прайс на медичне обладнання, інші зрозумілі речі. Протягом тижня приходили люди «з вулиці», які дізналися про виставку через інтернет, знайомих, телесюжети. Одна житомирянка зізналася мені, що, коли це все бачить і читає, отримує такий адреналін! Хлопці в спортивних костюмах годинами розглядали документи. Експозицію довелося продовжити на тиждень. Найстарші наші співробітники відзначають, що такого вони не пам’ятають з часу відкриття установи.
- Ви також планували брати участь в міжнародних грантових проєктах та співпрацювати із донорськими організаціями.
- Грантів поки не отримували і не подавали заявки, але плани є, оскільки під час моніторингу інших архівів бачимо, що інші архіви отримують гранти на оцифрування документів – як-от Рівне, Миколаїв. Оцифрування документів – це одне з найголовніших завдань, яке я ставив собі після призначення. На сьогодні за зароблені архівом кошти вже придбано два безконтактних спеціалізованих архівних сканери. Один ми купили у травні 2019, другий – буквально цими днями і ще не встигли встановити. Він коштує 16,5 тисячі гривень. Тобто, ми на 100% перейшли на оцифровку документів архівними сканерами. До цього оцифрування проводилося звичайними цифровими фотоапаратами на саморобних установках. Це набагато гірша якість і набагато довший процес. Якщо на оцифрування однієї справи на кількох сотнях сторінок архівним сканером йде близько двох робочих днів, то за допомогою старої установки – близько тижня.
Оцифрування документів старим методом
Оцифрування сучасним архівним сканером
- Тобто, колись усі паперові справи «переберуться» у комп’ютери? Що дає оцифрування, що ви переводите в електронний вигляд у першу чергу?
- Оцифровка дає можливість людям простіше знайти архівні документи. У першу чергу відскановуються справи, які перебувають у найгіршому стані і користуються найбільшим попитом. Коли справи замовляються в читальну залу, вони перегортаються, відбувається контакт з руками. Коли справа відцифрована, вона вже не видається в читальну залу, на неї створюється фонд користування, і фахівці та замовники користуються лише цифровою копією, в комп’ютері. Зараз в нашому читальному залі – вісім комп’ютерів, удвічі більше, ніж було до мого приходу. Тобто, справи вже не транспортуються по поверхах архіву і не гортаються користувачами. Вони лежать у сховищах і не видаються навіть фахівцям для виконання довідок. Чим більше ми відскануємо справ, особливо найбільш затребуваних, тим краще ми збережемо наші фонди. Оцифровані документи ми передаємо на електронну пошту або на флешку користувача. За 9 місяців 2019 року на електронні носії користувачів надано 1352 документа, що складає 466 000 цифрових копій. Тобто, ми надали користувачам майже півмільйона документів. Це свідчить про зростання попиту на оцифровані документи.
- Тобто, кількість користувачів архіву зростає?
- Постійно. Росте кількість запитів і кількість відвідувачів читальної зали, серед яких є й іноземні громадяни. Наприклад, якщо за весь 2018 рік оформлено 493 користувачі, то за 9 місяців цього року – 399, з них 42 – іноземці.
- На вашому сайті багато документів в електронному вигляді.
- Так, у цьому році ми запровадили оприлюднення оцифрованих копій документів на нашому веб-сайті. З березня 2019 року на сайті Державного архіву Житомирської області розміщено 590 архівних справ на 149621 електронний файл. Це метричні записи, які використовуються для дослідження родоводів – те, що в нас найчастіше запитують і замовляють у читальну залу. Зараз на нашому сайті розміщено 147 гігабайт інформації, а скачано 16258 гігабайт. Тільки викладається справа – відразу починається скачування. В основному скачують уночі, коли інтернет більш потужний.
- Наскільки затребувані в Державному архіві Житомирської області справи часів репресій та вислання?
- На нашому сайті, крім оцифрованих документів, є поіменний покажчик справ репресованих осіб. Викладений перелік фільтраційних справ – тих людей, які були примусово відправлені до Німеччини під час Другової Світової війни. До слова, багато людей і досі не знають, що в нас зберігаються архівно-слідчі справи на репресованих людей. Вони нам передані з СБУ. Люди мають репресованого родича і не знають, де шукати цю справу, бо думають, що вона знаходиться в СБУ, а це щось складне. Можна зайти на наш сайт, ввести прізвище людини, замовити справу й ознайомитися. Також на нашому сайті є описи всіх фондів дорадянського періоду, які зберігаються в Державному архіві.
- Скільки років найстаршому документу, який у вас зберагіється?
- Найстарший документ у Державному архіві Житомирської області датований 1561 роком, він з розряду унікальних, його не видають навіть співробітникам. Це «Привілеї боярам Виговським (предкам гетьмана Виговського) на звільнення бояр Виговських від повинностей».
Інший один з найстарших документів 1700-1800 років – родовід знатних дворян
- В яких умовах зберігаються документи?
- В холодних (жартує). У нас із 10 поверхів опалюється лише три. У сховищі на 8 поверсі, де зберігається 82 тисячі документів, зараз температура близько 15 градусів, а в холоди - +10 і навіть нижче. У підвалі архіву розміщується потужна система проточно-витяжної вентиляції, яка мала забезпечувати доступ повітря до сховищ, роботу витяжки та забезпечувати температурний режим. Однак вона не вмикалася, якщо я не помиляюся, з часів здачі будівлі в експлуатацію в 1994 році. Сьогодні, якщо запустити цю систему, то весь архів треба було б продати на закупку електроенергії. Жартую, звісно, але ліміт електроенергії «полетів» би за день. У планах на майбутнє – заміна вікон на кількох верхніх поверхах для збереження температурного режиму.
- Хто відновляє особливо старі та пошкоджені документи?
- У нас є відділ реставрації документів, у якому працює 5 людей. Одна підклеює та підрізає сторінки, інша відновлює прошивку, ще одна відповідає за палітурку. Після ремонту підшивка цілу ніч перебуває під пресом, далі різаком рідрізаються сторінки, просвердлюються дірки для прошивки. Процес кропіткий та повільний. Усе це, від свердла до преса, роблять жінки, досвічені працівниці. Відремонтовані справи обов’язково оцифровуються і переходять у фонд користування.
- Чи означає повна оцифровка документів зменшення штату ваших працівників? До речі, скільки їх на сьогодні?
- На сьогодні у Держархіві Житомирської області нараховується 60 штатних одиниць. Але архів - це не тільки збереження документів і надання довідок. Це науково-дослідна установа, нам потрібно працювати з документами. Це також контроль за виконанням архівної справи у регіоні та за діловодством. Тобто, співробітники Держархіву контролюють діловодство в усіх установах області. У нас працює експертно-перевірна комісія, що затверджує описи справ постійного зберігання, які формують Державний архівний фонд. Також ми видаємо книжки. Вже підготовлений і відправлений у Київ на затвердження Науково-видавничої ради другий том нашого «Путівника по фондах Державного архіву Житомирської області», який охоплює радянський період (з 1917 року). Держархів Житомирської області – це дві 10-поверхові будівлі: ось ця, на Охрімовій горі, і партійний архів на Замковій горі, корпуси номер один і номер два. Для забезпечення функціонування цих будівель задіяні висококласні фахівці, оскільки всі поточні ремонтні роботи ми проводимо за власний кошт. Держава оплачує нам лише зарплату та комунальні послуги. Є люди, які займаються фінансовими питаннями та документообігом, є обслуговуючий персонал, який має оперативно реагувати і ремонтувати наші приміщення, ліфти, слідкувати за освітленням, опаленням, водопостачанням і так далі.
Крім того, щоб зрозуміти об’єм і масштабність установи. У нас розміщене 21 архівне сховище загальною площею майже 5 тисяч квадратних метрів і зберігається півтора мільйона справ (виділено редакцією). На даний момент відцифровано лише 1986. Така колосальна кількість документів потребує дуже багато часу на оцифрування. Це справа не одного року. Дуже сподіваємося, що буде державна підтримка, фінансування і додаткові штатні одиниці на цю роботу. Зараз оцифрування документів проводить всього два наших співробітники, які працюють не піднімаючи голови. Зараз, коли ми купили другий сканер, одна людина буде повністю сконцентрована на наповненні фонду користування, інша – на виконанні замовлень користувачів.
- У вас працюють переважно люди з багаторічним стажем?
- У нас є люди, які працюють тут 20 і 30 років. Таких багато. Але є й молодь. За останній рік взяли на роботу кілька нових працівників, які прийшли на місце тих, які звільнилися за власним бажанням. В основному це техпрацівники, в нас новий головний інженер, начальник відділу з обслуговування приміщень. Декого не влаштовує зарплатня, яка, до слова, не є високою. Частина наших працівників отримує зарплату як держслужбовці, а частина – на єдиній тарифній сітці. Старші люди не звільняються, та й серед молодших є такі, які вже нікуди не хочуть звідси йти. Як кажуть, архів затягує. Хто вже доторкнувся до документів, дуже важко поміняти це на щось інше. Цей заклад чимось притягує…
- Ви говорили, що купили сканер за власні кошти. Як ви їх заробляєте?
- Наша установа надає платні послуги, які дозволяються державним установам. На нашому сайті оприлюднені розцінки на послуги. Найдешевшою – 20 копійок – є вартість ксерокопії на листі А4, найдорожчою з найбільш затребуваних – послуга генеалогічного дослідження (родоводу): 808 гривень. Ця ціна замала й застаріла, на жаль, ми працюємо за прайсом 2009 року і чекаємо його оновлення Державною архівною службою. На вивчення родоводу наші працівники інколи витрачають до кількох місяців.
- До речі, про іноземних користувачів. Для них існують окремі розцінки й окремі строки надання інформації?
- Розцінки однакові для всіх, вони є в кошторисі на нашому сайті. Строком відповіді на запит, згідно з законом про звернення громадян, є один місяць.
- Як оцінюють роботу вашої установи користувачі? Порівняйте роботу Держархіву Житомирської області з архівами інших областей.
- Можливо, трохи некоректно буде порівнювати, але, якщо брати до уваги відгуки користувачів не тільки нашого, а й інших архівів України, то відгуки дуже позитивні. Коли я прийшов, було багато критики на адресу нашої установи. За рік кількість незадоволених зменшилася в рази. Звісно, ми прислуховуємося до зауважень дослідників, які працюють у багатьох українських архівах, намагаємося виправитися. Люди дякують за оцифрування, розміщення архівних документів на сайті. Робота помічена користувачами, і це не може не тішити. На негатив в інтернеті почасти відповідають самі користувачі. Нас почали ставити в приклад, мовляв, саме так має працювати нормальний архів.
- Дякуємо за інтерв’ю! Бажаємо плідної роботи і залишатися прикладом для архівних установ України.
Анна Липська, Анна Максимова, Житомир.info
