26 лютого 2021, 03:29 Житомир: °C
Олена Харчишина
Бізнес-консультантка, докторка економічних наук

Дистанційний формат: як зробити комунікації з персоналом ефективними?

Ще рік тому можливість працювати дистанційно, хоч інколи, наймані працівники приймали як перевагу, важко відвойовану у роботодавця. А керівники намагалися давати дозвіл на дистанційну роботу тільки частково і лише у виключних випадках – щоб персонал був завжди на очах, не лінувався.

Проте лише кілька місяців карантину все докорінно змінили. Наймані працівники зрозуміли, що віддалена робота – то не завжди так прекрасно, як здавалось: вимагає самодисципліни, належно обладнаного робочого місця вдома, розуміння з боку членів родини, багато завдань вирішувати онлайн складніше і довше – живі комунікації з колегами і партнерами значно ефективніші. А розмови біля кулера і офісна метушня, виявляється, були важливою частиною спілкування, в процесі яких вирішувались багато робочих завдань.

Для роботодавців перехід на дистанційний формат став справжнім викликом. Дещо простіше було тим компаніям, які вже використовували електронний документообіг, практикували онлайн наради і гнучкий графік роботи. Але все відбулось так швидко, що усім складно було перелаштуватись не тільки технічно, але й ментально.

Щоб не втратити ключових працівників, втримати позиції на ринку і залишатися ефективними роботодавці змушені переглянути підходи до управління персоналом і здійснення комунікацій. Згідно результатів опитування* 94% керівників відзначили, що спілкування з командою значно змінилось: комунікації стали більш частими і відвертими. В умовах віддаленої роботи зростає необхідність детально інформувати працівників про ситуацію на підприємств, про нові правила і обмеження, менеджери витрачають більше часу на зворотній зв'язок і мотивацію підлеглих. Розуміння важливості комунікацій для вирішення робочих задач призвело в багатьох компанія до введення обов’язкових неформальних онлайн зустрічей – ранкові бесіди за кавою, нетворкінги за келихом вина, завдяки яким в команді підтримується невимушене спілкування, взаємна підтримка, обговорюються важливі особисті переживання, зменшується рівень напруги і зростає рівень довіри.

Які ж основні проблеми виникають у комунікаціях при дистанційному режимі роботи?

  • Недостатньо зворотного зв’язку - згідно досліджень, в умовах віддаленої роботи 21% працівників почуваються ізольованими, а 39% відчувають стрес**; працівникам може не вистачати інформації для прийняття рішень, оцінки своєї роботи; затримка фідбеку теж має негативний вплив на взаємне розуміння в команді.
  • Змінюється інформаційний потік – онлайн комунікації звужують інформаційний потік, частина інформації (невербальна) втрачається, якість спілкування знижується. Працівник отримує повідомлення, але не завжди може правильно інтерпретувати його зміст – слова втрачають частину сенсу без жестів, міміки, посмішки і тону голосу.
  • Дисбаланс комунікацій і зворотного зв’язку – внаслідок зміни задач і процедур в умовах віддаленої роботи керівники схильні недооцінювати важливість позитивного фідбеку. Я наслідок, комунікації зводяться лише до видачі завдань, їх коригування і зауважень у випадку неналежних результатів, а працівники постійно почувають себе недооціненими.

Керівник, який розуміє, що у дистанційному форматі результат може бути досягнутий лише в умовах сприятливого психологічного клімату, цілком зможе вирішити зазначені проблеми, забезпечити високу мотивацію і залученість своїх підлеглих. Найбільш дієвими є такі рекомендації:

  • Мінімальна затримка – забезпечувати працівників актуальною інформацією, давати фідбек «по гарячих слідах», ділитися враженнями: власними, колег, клієнтів.
  • Діалог – будь-який вид спілкування має бути двостороннім, кожен з учасників повинен мати можливість висловитись.
  • Плановість – тепер будь-які комунікації мають бути передбачені у календарі, бо не вийде підбадьорити працівника за кавою під час перерви, неможливо перекинутись парою слів в коридорі.
  • Правильний вибір каналу – надавайте перевагу відео зв’язку для обговорень і фідбеку, для швидкої передачі інформації використовуйте месенджери.
  • Контроль і передача емоцій – за умови звуження інформаційного потоку виникає необхідність більш ретельно контролювати зміст письмових послань, щоб не було: мені не подобається, яким тоном ти пишеш мені повідомлення ))). Також фізична дистанція між колегами вимагає більшої уваги до прояву емоцій, тому що негативні реакції ми не можемо побачити, частина працівників напевне не зможе відверто говорити про проблеми на відстані, і з часом все це призведе до зростання стресу.

В цілому, головна порада для керівників віддалених команд – слідкувати за своїм психо-емоційним станом і уникати виснаження (бо насправді цей ризик при віддаленій роботі зростає); зберігати баланс між позитивним і негативним фідбеком; пам’ятати про те, що в умовах дистанційної роботи процес є таким же важливим, як і результат.

*https://drive.google.com/file/d/1FrJsm0JkypeWY1sYz...

**https://www.wrike.com/remote-work-guide/remote-wor...